Công tác quản lý án Dân sự, Hôn nhân gia đình, Kinh doanh thương mại, Lao động, Hành chính là một khâu quan trọng của công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ việc Dân sự, Hôn nhân gia đình, Kinh doanh thương mại, Lao động, Hành chính thông qua đó đơn vị có thể quản lý, nắm bắt được tổng số vụ án đã thụ lý, giải quyết và đảm bảo công tác báo cáo được thực hiện chính xác, đúng theo quy định của ngành. Tuy nhiên, với tình hình xã hội hoá như hiện nay, số vụ án Dân sự, Hôn nhân gia đình, Kinh doanh thương mại, Lao động, Hành chính trên địa bàn thị xã Ninh Hoà ngày càng tăng cao, trong năm 2022 thụ lý 1.359 vụ việc. Việc cập nhật thông tin thụ lý và giải quyết các vụ việc bằng hình thức viết tay theo mẫu sổ được ban hành kèm theo Quyết định số 29/QĐ-VKSTC ngày 29/01/2019 của Viện kiểm sát nhân dân Tối cao gây mất nhiều thời gian; quá trình tìm kiếm, rà soát thông tin vụ việc cụ thể cũng thực hiện bằng thao tác thủ công khá chậm; việc sang sổ những vụ án chưa giải quyết của năm cũ sang năm mới cũng mất nhiều thời gian sao chép; công tác báo cáo cũng thực hiện bằng thao tác đếm thủ công gây nhiều khó khăn cho cán bộ đảm nhiệm khâu công tác này.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này Viện kiệm sát nhân dân thị xã Ninh Hoà đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý án như sau:
Thứ nhất, nghiên cứu quy định của ngành Kiểm sát: Quyết định 29/QĐ- VKSTC ngày 29/01/2019 của Viện kiểm sát nhân dân Tối cao kèm theo phụ lục mẫu sổ nghiệp vụ trong ngành kiểm sát nhân dân.
Thứ hai, chuyển từ sổ giấy sang phần mềm excel: Sổ kiểm sát giải quyết theo thủ tục sơ thẩm các vụ án Dân sự, Hôn nhân gia đình, Kinh doanh thương mại, Lao động, Hành chính được chuyển sang thực hiện trên phần mềm Excel. Trong bảng tính của Excel sẽ có các thông tin cần thiết theo Quyết định 29/QĐ-VKSTC ngày 29/01/2019 của Viện kiểm sát nhân dân Tối cao.
Thứ ba, việc tìm kiếm thông tin cũng như việc xuất dữ liệu số vụ án chưa giải quyết xong và sao chép từ file sổ năm cũ để chuyển sang file sổ năm mới được thực hiện nhanh chóng.
* Đánh giá hiệu quả áp dụng:
+ Đối với công tác quản lý án: Đầu năm công tác đơn vị tạo ra biểu mẫu sổ đầy đủ các cột mục theo đúng mẫu sổ do ngành quy định, đồng thời, chúng tôi bổ sung thêm một số cột mục như cột Vi phạm thời hạn gửi, Đã giải quyết xong, Thẩm phán KSV… để thuận tiện quá trình theo dõi, tìm kiếm dữ liệu cụ thể của vụ án theo các tiêu chí cần thiết, sổ gồm 38 cột mục.
+ Đối với công tác lưu trữ: Cuối mỗi năm công tác, đơn vị tiến hành in sổ để phục vụ việc lưu trữ theo đúng quy định ngành và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cấp trên khi cần.
+ Đối với công tác chuyển sổ những vụ án chưa giải quyết xong sang sổ quản lý án của năm công tác mới: Tại cột Đã giải quyết xong thực hiện lọc ra các vụ chưa giải quyết xong.
+ Đối với công tác báo cáo: Ví dụ: Cần số liệu để báo cáo số vụ án Dân sự thụ lý từ ngày 01/12/2022 đến ngày 30/6/2023 bao nhiêu vụ? Số vụ đã giải quyết? Số vụ chưa giải quyết? Số vụ tạm đình chỉ, đình chỉ, … Chúng tôi chỉ cần thực hiện thao tác filter sẽ nhanh chóng có số liệu để phục vụ công tác báo cáo kịp thời, đúng tiến độ.
+ Đối với công tác kiểm sát ngày gửi thông báo thụ lý theo quy định Điều 196 Bộ luật Tố tụng dân sự.
Từ việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý án Dân sự, Hôn nhân gia đình, Kinh doanh thương mại, Lao động, Hành chính được thực hiện có hiệu quả tốt hơn, việc tìm kiếm tên vụ án cụ thể trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tìm kiếm thông tin; công tác báo cáo, tổng hợp số liệu được thực hiện nhanh hơn, góp phần nâng cao cả về số lượng và chất lượng quản lý án. Sổ quản lý án cũng được lưu trữ đảm bảo, không bị thất lạc, mục rách theo thời gian. Mặc dù, lượng án trên địa bàn thị xã Ninh Hoà gia tăng nhưng vẫn đảm bảo công tác quản lý án, báo cáo kịp thời, đúng tiến độ theo quy định của Ngành. Kể từ khi áp dụng công nghệ thông tin, các năm qua Viện kiểm sát nhân dân thị xã Ninh Hoà đã đạt được những kết quả nhất định, việc chuyển sổ những vụ án còn chưa giải quyết của năm công tác cũ sang năm công tác mới tiết kiệm rất nhiều thời gian, thao tác nhanh gọn trên bảng tính Excel mà không phải mất nhiều thời gian cho việc chép tay nhờ tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin.